10 ÉTAPES POUR RÉUSSIR VOTRE ÉVÉNEMENT

Qu’il soit professionnel ou privé, un événement est une occasion unique pour renforcer des liens, créer des moments mémorables et célébrer des succès. Organiser votre célébration avec professionnalisme permettra à vos invités de garder de belles impressions et souvenirs. Offres.ch vous présente 10 étapes pour réussir votre événement.

Les objectifs

Que souhaitez-vous accomplir grâce à cet événement? La réponse à cette question vous guidera pour définir vos objectifs et les prochaines étapes. Si vous souhaitez organiser un événement professionnel, vos objectifs seront liés à la notoriété ou à la cohésion d’équipe par exemple. Dans le cadre d’une célébration d’un mariage ou d’un anniversaire, il s’agira certainement que vos convives passent une excellente soirée remplie de merveilleux souvenirs. 

Le budget

C’est l’un des aspects les plus délicats de la planification d’une célébration. Différents points sont à inclure:

• La location et l’assurance du lieu
• La nourriture (buffet, cocktail, traiteur…)
• La décoration et les infrastructures (location de décors, mobilier, tente…)
• L’animation (DJ, conférencier, animateur, présentateur, groupe de musique, magicien…)
• Le marketing et la communication (faire-part, invitations, billetterie, création d’application, logiciels, influenceurs, médias..)
• Les prestataires et le personnel (wedding planner, fleuriste, serveurs, barman)
• Les photos et les vidéos (borne photo, photographe professionnel, vidéaste)
• La marge de manœuvre (20% supplémentaire sur le budget de base)         

La date

C’est l’une des premières choses à réfléchir après les objectifs et le budget. Pensez à prendre en compte les jours fériés, les calendriers publics et les événements concurrents qui pourraient affecter la participation. 

Le lieu

Il faudra vous assurer que celui-ci puisse accueillir l’ensemble de vos invités, qu’il soit facilement accessible et qu’il offre les installations dont vous aurez besoin. Le lieu reflète l’ambiance que vous souhaitez créer pour votre célébration.

Le plan

L’organisation étant une étape clef dans la réussite de votre soirée, il est très important de créer un plan. Vous pourrez indiquer:

• Le lieu de l’événement
• Le pôle traiteur
• Le pôle logistique
• Les prestataires (DJ, wedding planner, conférencier…)
• Le programme
• Le pôle communication et marketing

Les invités

Il est temps de réfléchir méticuleusement à la liste des invités. Pensez à ajouter la presse et les influenceurs dans le cadre d’un événement privé. Une fois la liste créée, il s’agit d’envoyer à temps les invitations et de gérer les réponses pour anticiper au maximum le nombre des convives. 

Les prestataires

Choisir des prestataires fiables, dignes de confiance et professionnels est une étape cruciale. En effet, une collaboration efficace garantit souvent la réussite d’une célébration.

La communication

Dans le cas d’un événement privé comme un salon, une soirée d’entreprise ou un lancement de produit, il est important de mettre en place une stratégie de communication complète pour le promouvoir. Réseaux sociaux, newsletters, partenariats… contribueront à optimiser au maximum la visibilité de votre célébration. 

La logistique

Parking, moyens de transport, hébergements, chauffage, climatisation, éclairage, matériel de cuisine…l’ensemble de ces éléments participent fortement à la réussite de votre soirée.

La gestion des risques

Un mariage ou un anniversaire sous la pluie, un événement digital sans wifi, une soirée sans musique ou animateur… la célébration peut vite tourner au cauchemar. Avoir un plan de secours vous permettra d’anticiper les problèmes et de les résoudre facilement et rapidement.

 Vous souhaitez organiser un événement professionnel ou privé? Faites appel à un professionnel, il pourra vous aider dans la réalisation de votre événement. 

Demandez des offres pour votre événement