COMMENT ORGANISER VOTRE ÉVÉNEMENT ?

Un événement nous permet de convier nos proches, nos amis et nos connaissances pour une occasion spéciale. La préparation de celui-ci peut vite s’avérer compliquée et vous demander beaucoup d’énergie. Dans ce cas, il est particulièrement utile de diviser votre planning en plusieurs tâches et de contacter différents prestataires afin de vous simplifier la vie le jour J. Offres.ch vous propose 5 étapes pour bien organiser votre célébration. 

3 mois avant

C’est le moment idéal pour élaborer un planning avec les principales missions à réaliser. 

Définir le thème, le budget et la date

Le thème est le pilier de votre événement sur lequel repose le lieu, le décor, les activités… Le plus important est qu’il soit en accord avec les participants. En gardant en tête votre budget, vous aurez davantage de contrôle sur vos dépenses et cela vous aidera à prendre les bonnes décisions. Choisissez plusieurs dates et heures qui vous conviennent. Ainsi, vous disposez d’une marge de manœuvre au cas où l'endroit que vous souhaitez ne serait pas disponible.

Réserver le lieu et créer la liste des invités

Internet est un bon allié pour vous guider lors de votre première recherche. Lire les avis des clients sur les différentes salles présélectionnées vous aidera fortement dans votre choix. C’est le moment de faire correspondre la liste des participants avec le budget et le lieu. Envoyez les invitations à l’avance afin que les personnes puissent prendre des dispositions pour le trajet et l’hébergement surtout si elles viennent de loin.                      

Déterminer les animations, le menu et la décoration

En sélectionnant votre DJ, votre traiteur et votre fleuriste le plus tôt possible vous vous assurez qu’ils seront disponibles le jour J. Il en va de même pour les animations : conteur, magicien, maquilleuse… Cherchez des activités qui feront rire vos convives, elles participeront fortement à la réussite de votre soirée. Parallèlement, vous pouvez contacter la boulangerie sélectionnée afin de savoir combien de temps à l’avance, vous devrez lui passer commande.

Vérifier l’équipement technique

Selon vos besoins, il est important de connaître les différents équipements présents sur place (microphones, système son, éclairage, scène, équipement informatique, projecteur…). Un photographe vous assure de bénéficier de clichés d’une excellente qualité qui pourront être gardés et accrochés au mur. Vous pourrez également utiliser l'ensemble des photos pour faire un montage et l’envoyer à vos invités.

1 mois avant

À présent, il est temps de passer les commandes pour les boissons et les produits non-périssables, finaliser la décoration, planifier les activités et de créer une équipe pour vous aider le jour J. Ainsi, vous passerez davantage de temps avec l’ensemble des participants et profiterez pleinement de la soirée. 

1 semaine avant

Vous pouvez consulter les réponses des convives à votre invitation et effectuer les rappels afin de transmettre la liste au traiteur, DJ… Vous souhaitez créer un hashtag spécialement dédié à votre événement ? C’est le moyen idéal pour voir l’ensemble des photos publiées par les invités sur les réseaux sociaux le jour de la fête !

J-1

Récupérer la commande de la boulangerie, décorer le lieu, définir la personne responsable du nettoyage… c’est l’heure des dernières courses et préparatifs ! 

Le jour J

Vérifiez la météo si votre célébration se passe en plein air et préparez un plan de secours si le temps venait à se gâter. Vous pouvez maintenant accueillir vos invités et profiter pleinement de votre soirée.

Bien organiser un événement contribue fortement à sa réussite et vous permet de profiter pleinement de celui-ci le jour J. Faites appel à un professionnel, il pourra vous conseiller de l’élaboration jusqu’à la réalisation de votre projet.

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